一番大事な現金管理

1.窓口現金

医科・歯科はいわゆる現金商売と同じですから、日々現金の入出金が発生し、その管理が必要です。

現金商売であるがゆえに、窓口の現金管理が出来ていないと、後に帳簿を作成しようとした場合に、現金残が合わなかったりして苦労してしまいます。

良くありがちなのは、窓口のお金をそのまま経費の支払いに充てたり、個人的な支払いを窓口現金で支払ってしまう場合です。

窓口の現金を他の支払いに充ててしまうと、現金残を合わせるのが困難になってしまう事と、事業用のお金を個人的に流用しているのではないかという、あらぬ疑いが掛かる場合もあります。

税務調査の時にも、窓口現金がきちんと管理されているかを調べられますので、売上金と経費の支払いは明確に分けましょう。

窓口現金は、診療が終了し、レジ閉めが終わったら、売上金をそのまま封筒に入れてしまいます。
もちろん、毎日の窓口現金の記録を「窓口月計表」などで管理します。

窓口月計表のその日の売上金を、そのまま銀行へ預け入れます。
毎日銀行へ入金することがポイントです。

通帳には、1日ごとの売上が毎日記帳されますので、通帳を見ただけで、きちんと売上金が管理されていることが分かります。
毎日預け入れるのが大変な場合は、数日分をまとめて入金しても構いませんが、入金する際は日にちごとに分けて預け入れしましょう。
そうすれば、通帳には日にち単位での売上が記帳されます。

更に、通帳の入金額の横に、実際の売上日を鉛筆で記入しておけば完璧です。

2.経費専用の財布

では、現金で支払わないといけない経費はどうしたらよいでしょうか？

この場合は、別の財布を用意しておくことで解決します。
売上金は銀行へ入金してしまいますので、一切手をつけません。

そのため、経費支払い用に財布に、例えば5万円用意しておきます。
日々の支払いはそのお財布から行い、ノートに支払い明細と領収書を貼り付けし、財布の残高と合うように記録しておきます。

ノートでも構いませんが、現金出納帳で管理すれば万全です。
領収書などは、出納帳の裏やＡ４の裏紙か何かに貼り付けておきましょう。
月が替わったら、パンチで穴を開けてファイリングです。

財布の残高が減ってきたら、銀行から引き出し、財布に入金します。
これの繰り返しが、経費専用財布の使い方です。

3.院長専用の財布

接待費や交通費など、医院外で院長が経費を使う場合も多々あります。
この場合も、院長用の別財布を用意しておくと、個人的な経費と混ざらなくなりますので、管理がしやすくなります。

管理の仕方は2の経費専用財布と同じです。
少なくなったら、医院の口座から下ろして入金します。
領収書の管理も同じ方法です。

医院の現金は3種類

• 窓口の現金
• 窓口で払う経費専用現金
• 院長が医院外で払う経費専用現金

この3つが管理できていれば、お金の流れがすっきりし、税務調査が入っても、安心です。